Digitale facturatie bouwkundig studiebureau

Is je studiebureau al klaar voor de verplichte e-facturatie in 2026?

De digitale revolutie in facturatie staat voor de deur. Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle B2B-transacties in België. Voor studiebureaus betekent dit een belangrijke verandering in de dagelijkse werkprocessen, aangezien je voor een groot deel samenwerkt met andere bedrijven zoals architecten, aannemers en ontwikkelaars. Maar met de juiste tools is dit een soepele overgang, inclusief een digitale stap vooruit voor je bedrijf.


Waarom is e-facturatie relevant voor jou?

Als studiebureau werk je dagelijks samen met verschillende partners in de bouwsector. Of het nu gaat om het factureren van diensten aan architectenbureaus, het ontvangen van facturen van onderaannemers, of het afhandelen van betalingen met projectontwikkelaars - al deze transacties zullen vanaf 2026 elektronisch moeten verlopen. Dit heeft verstrekkende gevolgen voor je administratieve processen, maar biedt ook kansen voor efficiëntieverbetering en kostenbesparingen.

De kosten die je als onderneming maakt om te voldoen aan de verplichting voor e-facturatie, mag je voor 120% aftrekken

 

De wetgeving in het kort:

- Vanaf 2026 is digitale facturatie verplicht voor alle B2B-transacties.
- E-facturatie betekent het gebruik van gestructureerde elektronische facturen in UBL-formaat.
- Verzending gebeurt via het beveiligde Peppol-netwerk.

Wat betekent UBL?

UBL (Universal Business Language): Dit is een gestandaardiseerd XML-formaat voor zakelijke documenten, waaronder facturen. Door UBL te gebruiken, kunnen facturen automatisch worden verwerkt door verschillende systemen, wat de efficiëntie verhoogt en fouten vermindert.

Voor jou als studiebureau betekent dit dat je facturen direct in de boekhoud- of ERP-systemen van je klanten kunnen worden ingelezen, zonder handmatige invoer.

Wat betekent Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online): Dit is een internationaal netwerk en set van standaarden voor de veilige uitwisseling van elektronische documenten tussen bedrijven. Het zorgt voor een betrouwbare en gestandaardiseerde manier om e-facturen te verzenden en ontvangen.

Met Peppol ben je zeker dat je facturen veilig en snel bij de juiste ontvanger terechtkomen.

BTW in het digitale tijdperk

Waarom deze verandering?

De concrete aanleiding voor deze verandering is de EU-richtlijn die e-facturatie tegen 2028 verplicht stelt in alle lidstaten. Met de zogenaamde VIDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) wil de Europese Unie de btw-aangifte binnen Europa vereenvoudigen en harmoniseren. België loopt hierin voorop door de verplichting al in 2026 in te voeren.

Voor België en Vlaanderen speelt achterliggende ook de doelstelling van fraudebestrijding en specifiek het verkleinen van de btw-kloof. In België wordt die kloof, verschil tussen geïnd en verschuldigd bedrag, geschat op ongeveer 11 miljard euro.

Hoe kun je je voorbereiden?

De sleutel tot een succesvolle overgang naar e-facturatie ligt in de juiste software. Met Toolmaster's financiële module bijvoorbeeld, ben je volledig voorbereid op de komende veranderingen:

  • Volledige compatibiliteit met de nieuwe e-facturatie vereisten.
  • Geïntegreerde UBL-ondersteuning voor het maken en ontvangen van e-facturen.
  • Naadloze aansluiting op het Peppol-netwerk voor veilige verzending en ontvangst (wordt aan gewerkt).

Hoe kun je je voorbereiden?

De overstap naar e-facturatie vóór de wettelijke verplichting in 2026 biedt je studiebureau een voorsprong. Door vroeg te beginnen, kun je geleidelijk je processen aanpassen en optimaliseren zonder de druk van een naderende deadline.

Dit geeft je de tijd om:

  • Je administratie te stroomlijnen, wat leidt tot aanzienlijke tijdsbesparing
  • Kostenefficiënter te werken door vermindering van papier- en verzendkosten
  • Je bureau te positioneren als innovatief en toekomstgericht in de sector

Bovendien profiteer je meteen van de voordelen zoals snellere betalingen en verbeterde cashflow. Door nu te handelen, maak je van een toekomstige verplichting een opportuniteit om efficiënter te werken.

Vaak is het nu al verplicht bij (lokale) overheden en volgen meer en meer grotere bedrijven ook. Kies voor de logische stap vooruit en maak je leven meteen eenvoudiger.

Digitaliseren in de bouw via Toolmaster

E-facturatie als onderdeel van digitalisering

De overstap naar e-facturatie is een uitgelezen kans om je hele werkwijze te digitaliseren. Dat biedt sowieso tal van voordelen voor studiebureaus (en bouwbedrijven). Door je facturatieproces te digitaliseren, creëer je een gestroomlijnd systeem dat perfect aansluit bij andere digitale tools (of binnen één platform zoals Toolmaster) die je al gebruikt voor projectmanagement, tijdsregistratie of klantenrelatiebeheer. Dit zorgt voor een geïntegreerde workflow die je efficiëntie en productiviteit aanzienlijk kan verhogen.

Vergeet trouwens niet dat alle kosten die je maakt in functie van e-facturatie voor 120% aftrekbaar zijn. Bereid je dus voor op de verplichte e-facturatie in 2026. Dankzij Toolmaster kost je dat helemaal geen moeite.

Wil je ontdekken hoe je de werking (en de facturatie) van je studiebureau eenvoudig digitaliseert?

Boek een vrijblijvende demo >

Schrijf je in op Toolmaster Flash

Styled Form

Extra nieuwsberichten:

november 23, 2023
Toolmaster werd geselecteerd door IMEC Istart!

Toolmaster werd geselecteerd door IMEC Istart, leading accelerator volgens UBI Global! 2024 wordt een interessant jaar!

Lees meer
maart 22, 2024
Toolmaster Flash: Update maart '24

Hier brengen we je de laatste updates over onze software; Samenwerken met alle partijen, Teamleader integratie, ...

Lees meer
mei 6, 2024
Toolmaster Flash: Update april '24

Hier brengen we je de laatste updates over onze software; Samenwerken met alle partijen, Teamleader integratie, ...

Lees meer
1 2 3 5