We zijn niet altijd de luidste geweest om te roepen wat er nieuw is in Toolmaster, maar de voorbije maanden hebben we allesbehalve stilgezeten. Wij zijn volledig toegewijd aan het bouwen van de meest efficiënte en gebruiksvriendelijke software voor de niche van bouwkundige studiebureaus.

Het is ondertussen bijna 12 maanden geleden dat we nog zo’n grote Toolmaster Flash uitstuurden, dus deze keer kiezen we bewust voor een uitgebreide editie. Inclusief een bijhorende webinar, waarin we je stap voor stap meenemen door alle nieuwigheden.

De voorbije maanden hebben we keihard gebouwd: honderden verbeteringen, meerdere grote updates en een nieuwe module in opbouw.

Voor we in de updates duiken, vind je hieronder een kort overzicht van enkele belangrijke data:

Save the date!

⚠️Maandag 11/05/2026 – Nieuwe app release 📲

Op maandag 11/05/2026 lanceren we de nieuwe Toolmaster-app voor alle klanten. De app is beschikbaar via de App Store (iOS) en Google Play (Android). De oude app blijft voorlopig beschikbaar en werkende, maar we raden aan om over te stappen naar de nieuwe versie – kan gefaseerd gebeuren.

Dinsdag 16/06/2026 – Webinar: Productupdate en AI voor studiebureaus 🖥️

Benieuwd hoe je als studiebureau minder tijd verliest in dagelijkse opvolging en meer tijd vrijmaakt voor advies met impact? Tijdens deze Lunch & Learn (12:00-13:00) tonen we de nieuwste Toolmaster-modules en hoe je die praktisch inzet in je werking. Dit wordt gevolgd de introductie van onze eerste virtuele AI medewerkers!🚀

De grootste updates

Slide-outs als nieuwe standaard op projectniveau

We rollen het slide-out principe verder uit in Toolmaster. Zo krijg je op je project sneller toegang tot de belangrijkste acties, zonder onnodig doorklikken of schermwissels.

Automatisaties voor minder manueel werk

Met workflow automatisaties zet je repetitieve opvolging om in slimme flows. Zo daalt het manuele werk en stijgt de snelheid in je dagelijkse processen. Automatisaties staan vandaag onder Account settings en worden ook verder geïntegreerd in de bredere model- en vormgevingsflow.

Document builder uitgebreid voor VGP, PID en contracten

We bouwen verder aan een dynamische document builder waarmee studiebureaus op termijn elk documenttype vanuit dezelfde logica kunnen opmaken. Zo ga je aan de hand van tekstblokken, gecombineerd met slimme blokken van Toolmaster te werk om data uit je project te gaan gebruiken.

Vandaag is de flow al sterk uitgewerkt voor:

• VGP’s
• PID’s
• contracten (VCO, VCV, …)

Contracten zijn ook ondertekenbaar: de klant ziet op de persoonlijke pagina dat een document klaarstaat en kan meteen digitaal tekenen.

De volgende stap is verdere integratie met de verslagenmodule, zodat ook audits, studies en andere documenttypes in hetzelfde blokkenmodel passen.

Met checklists kunnen relevante blokken automatisch aan of uit gezet worden (bijvoorbeeld op basis van risico’s of werfsituatie), zodat documenten sneller en consistenter worden opgebouwd – telkens op maat van je project.

Exact-integratie met duidelijke sync-opvolging

De Exact-integratie is volledig opgezet, met duidelijke sync-opvolging naar het boekhoudpakket. Op deze manier worden alle facturen, creditnota’s en andere

In Toolmaster zie je meteen:

• wat correct gesynchroniseerd is
• en wat opnieuw opgevolgd moet worden

Je kan hierop filteren voor snelle controle.

Vernieuwde publieke pagina met login en styling

De publieke pagina is volledig vernieuwd en geeft meer controle op uitstraling en toegang.

Je kan nu onder andere:

• logo en bedrijfsinformatie tonen
• zichtbaarheid beheren via account- en documentinstellingen
• klanten laten aanmelden via magic link login

Zo blijft toegang veilig gekoppeld aan het juiste e-mailadres, met een professionelere klantomgeving als resultaat.

Communicatie op taken met subtaken/todo’s

De communicatie op taken is grondig herwerkt via een sterkere logflow.
Logberichten kunnen nu aan een taak gekoppeld worden en verschijnen rechtstreeks in je takenoverzicht.

In het overzicht kan je de kolom Communicatie activeren, zodat je:

• snel een log toevoegt zonder je context te verliezen
• meteen ziet of er ongelezen meldingen op een taak staan
• en logberichten als gelezen markeert voor een propere opvolging

Daarnaast zijn subtaken/todo’s verder geïntegreerd.
Wanneer een logbericht een toewijzing of deadline krijgt, wordt het bruikbaar als concrete opvolgactie voor de juiste persoon.

In de taak zelf vind je dit terug onder de subtaken/todo’s, zodat communicatie niet los staat van uitvoering.

Extra: je kan nu ook bijlages toevoegen aan logberichten (zoals mails, foto’s of bewijsstukken), zodat communicatie en context op dezelfde plek blijven.

Statistieken verder verdiept en praktischer gemaakt

De statistiekenmodule is verder verdiept en tegelijk gebruiksvriendelijker gemaakt, zodat je sneller je eigen dashboards opbouwt.

Je kan inzichten combineren over:

• aantal documenten per type, persoon of periode
• statusupdates doorheen de tijd (bijvoorbeeld goedkeuringen per maand)
• omzet op basis van goedgekeurde documenten binnen een gekozen periode

Omdat de mogelijkheden breed zijn, staan er nu ook gerichte Toolmaster Labs-video’s klaar om je stap voor stap door filters, views en grafiekopbouw te loodsen.

API-endpoints en Toolmaster MCP (AI)

Uitgebreide audit logging onder projectinfo

% gevraagde documenten zichtbaar op projectpagina

Op de nieuwe projectpagina is nu ook het percentage gevraagde documenten zichtbaar.

Zo zie je meteen hoever een dossier staat in documentaanlevering, zonder naar een aparte pagina te gaan.

Je kan deze kolom toevoegen in je overzicht en combineren met filters en persoonlijke views, zodat elke gebruiker zijn eigen opvolgscherm kan vastzetten.

Uitgebreide timetracking met lijsten en filters

Timetracking is stevig uitgebreid met rijkere lijsten, betere filters en directe koppeling met de agenda.

Je kan nu onder andere:

• tijd registreren en toewijzen aan de juiste projecten en taken
• in lijsten opvolgen wat al gefactureerd is en wat nog factureerbaar is
• in agendaweergave sneller opvolgen of planning en registraties kloppen

Zo krijg je op snel een scherp beeld van wie waarop gewerkt heeft, met directe inzichten in factureerbare tijd, en wat al dan niet al gefactureerd werd.

Nieuwe project-, contact-, report- en documentpagina’s

We zetten stap voor stap pagina’s over naar een vernieuwde generatie voor projecten, contacten, reports en documenten.

Deze pagina’s bieden:

• een modernere look
• snellere interactie
• en een efficiëntere opbouw op basis van gebruikersfeedback

Voor een deel van de accounts staat dit al actief; de verdere uitrol loopt gefaseerd door.

Security en onderhoud op productniveau

Onderliggend is Toolmaster verder versterkt met nieuwe technologie voor tabellen in vernieuwde modules, plus extra security patches en onderhoud.

Ook rond gedeelde bestanden is de beveiliging strakker gemaakt:

• je krijgt beter zicht op welke bestanden publiek gedeeld zijn
• en je bepaalt in account settings hoe lang links beschikbaar blijven (standaard vaak 30 dagen)

Zo blijft delen praktisch voor je klant, zonder documenten onnodig lang publiek toegankelijk te laten.

Plan een persoonlijk gesprek

Leer Toolmaster in de praktijk kennen via een persoonlijke demo.

Sluit je aan bij honderden bouwprofessionals die hun bedrijf transformeren met Toolmaster.

Persoonlijk gesprek met TomContact

Coming soon – Roadmap

Inkomende e-mails koppelen aan dossiers

Binnenkort kan je inkomende e-mails rechtstreeks koppelen aan een Toolmaster-dossier. Mails kunnen dan manueel of automatisch doorgestuurd worden naar Toolmaster, zodat communicatie niet meer verspreid blijft over mailboxen.

Die mails worden zichtbaar op projectniveau onder inkomende mails in de projectinfo.
Zo hoef je mailinhoud minder manueel over te nemen in logberichten en blijft opvolging rechtstreeks gekoppeld aan het juiste project.

Dit vormt meteen ook de basis voor de volgende stap: virtuele medewerkers die inkomende communicatie slim mee verwerken.

Ondertekenen van startverklaringen en aangiftes

Vandaag kan je documenten die in Toolmaster worden opgemaakt al laten ondertekenen. De volgende stap is dat ook extern opgemaakte PDF’s (bijvoorbeeld uit andere software) opgeladen en ondertekend kunnen worden binnen dezelfde flow.

Daarbij hoort ook:

• keuze van welke mails automatisch uitgestuurd worden rond ondertekening
• zichtbaarheid op de persoonlijke pagina van de klant
• duidelijke status zolang een document nog ondertekend moet worden

Zo krijg je één uniforme ondertekenflow, ook voor documenten die buiten Toolmaster ontstaan. Met de slimmere opvolging die je hieronder gaat zien, zal je deze documenten dan ook automatisch kunnen opvolgen zolang ze niet ondertekend zijn.

Slimmere opvolging en uitgebreidere automatisaties

We bouwen de automatisaties verder uit zodat opvolging nog gerichter en sneller wordt.
Denk aan toewijzingen op niveau van specifiek project, documenttype of request label, met automatische opvolgacties waar dat waardevol is.

Zo wordt de reminderflow uitgebreid, en mee opgenomen binnen de automatisaties. Naast vaste intervallen en reminders op basis van opgeladen stavingstukken, komen er meer scenario’s op basis van documentstatus.

Daardoor kan je bijvoorbeeld automatisch blijven opvolgen zolang een offerte, factuur of ander document nog niet de gewenste status heeft (zoals ondertekend of afgerond).

Deze acties worden dan ook snel toegankelijk gemaakt op projectniveau via een slideout.

Virtuele AI-medewerkers voor studiebureaus

Een volgende grote stap is de introductie van virtuele AI-medewerkers binnen Toolmaster.
Het doel: administratieve opvolging versnellen, zodat je team meer tijd houdt voor inhoudelijk werk.

Deze virtuele medewerkers zullen onder andere helpen met:

• verwerken van inkomende e-mails
• aanmaken of aanvullen van contacten
• ondersteunen bij planning en reminders (updaten, toevoegen, …)
• documenten op de juiste plek in stavingstukken zetten
• stavingsstukken controleren en relevante info uithalen
• verslagen veiligheid aanvullen met tekst op basis van foto’s
• aanzet maken van VGP en andere documenten op basis van projectinfo.

Op langere termijn is de ambitie breder, kijken voor de volledige administratieve ontzorging voor bouwkundige studiebureas die EPB, VC en bijhorende diensten aanbieden. Het doel van Toolmaster is om de administratieve last met 70% te verminderen. Zo kan je ~25% meer projecten binnenhalen, of 25% meer tijd besteden aan het dienen van je huidige klanten. Een dienstverlening dat enkel Toolmaster Studiebureaus zullen kunnen leveren.

Nieuwe verslagenmodule voor unieke en complexe audits

We zetten de klassieke verslagenstroom stapsgewijs om naar de nieuwe documentlogica, zodat ook complexe audits flexibeler opgebouwd kunnen worden.

In die aanpak worden checks sterker geïntegreerd, zo kunnen de todo’s en opmerkingen afzonderlijk gefilterd worden over projecten heen. Hiermee verkrijg je betere inzichten/statistieken rond de veiligheid van iedere aannemer op de werf en kan men eenvoudig gaan filteren op;

• verantwoordelijke
• deadline
• status

Ook historiek en opvolging van checks worden verder verfijnd, zodat je bij dupliceren en hergebruik van audits beter zicht houdt op de voortgang.

Doel: elk type audit of werfbezoek op termijn op een consistente manier kunnen opmaken en beheren in Toolmaster. Dit in je eigen huisstijl waar je fier op kan zijn.

Herwerken van opvragen en verwerken van documenten

De pagina voor het opvragen en verwerken van documenten (stavingstukken) krijgt een volledige herwerking.
Focus ligt op snellere werking, duidelijkere opvolging en een vlottere gebruikerservaring.

Deze vernieuwing wordt ook voorbereid op de volgende fase met AI-ondersteuning, zodat documentaanlevering en verwerking nog efficiënter kan verlopen.

Enkele tip’s & tricks wat nu mogelijk is

• Vul je IBAN aan in je account- of bedrijfsgegevens, zodat betaalinformatie op uitgaande documenten volledig en correct is voor je klanten.
• Extra kolommen staan op steeds meer overzichtspagina’s beschikbaar: zet je kolommen één keer goed, bewaar een persoonlijke view en gebruik favorieten zodat je met één klik terugvalt op je vaste werkwijze. Voor de projectenlijst (kolommen, filterviews, favorieten, Stel in als standaard) zie 2.8 Filterweergave op projecten op Toolmas.
• Stel een standaardview in met “Set default” op de projectenpagina, takenview, statistieken en meer zodat je bij openen meteen in jouw overzicht start.
• Zet automatisaties in op taken en status zodat je projectstatus mee evolueert met wat er effectief gebeurt — minder manuele statuswissels, strakkere opvolging.
• Richt grootboekrekeningen in en koppel ze juist aan jullie boekhoudstructuur, zodat boekingen en documenten strak binnenkomen in Exact en je achteraf correcties beperkt.
• Documenten versturen via de extra mailactie (meer acties op de drie puntjes per document) waar die in jullie flow voorzien is: zo wordt de passende template gekozen, blijft de flow consistent, en kan ondertekening van contracten of andere documenten vlot verlopen.
• Volg een project en voeg extra personen toe zodat zij meldingen krijgen bij nieuwe documenten of relevante updates — breng opvolging buiten het kernteam.
• Kies de taal voor je verslagen waar beschikbaar, zodat vaste velden en labels in het Nederlands, Frans of Engels kunnen worden weergegeven volgens je klantafspraken.
• In account settings: voeg logo en bedrijfsgegevens toe en in de account opties bepaal of die zichtbaar zijn op de persoonlijke / gedeelde projectpagina — professioneler en minder herhaling in communicatie.
• Gebruik projecttags consequent en toon ze waar mogelijk in het takenoverzicht — filteren op dossiertype of prioriteit wordt zo veel sneller. Combineer met bulkupdates van tags als je een nieuwe werkwijze uitrolt.
• Opmerkingen op taken: markeer threads als gelezen zodat je notificaties enkel nog openstaande communicatie tonen — rustiger in drukke dossiers.
• Op documenten met Exact-sync: let op het Exact-indicatie en status, zodat je meteen ziet wat succesvol gesynchroniseerd is en wat retry of opvolging nodig heeft.
• Bij adressen: controleer dat Belgische adressuggesties kloppen voor consistente facturatiegegevens.
• Zorg dat al je contacten en bedrijven geverifiëerd worden, zo voorkom je dat facturen niet correct via Peppol verstuurd worden, of facturen niet conform zijn.

De overige updates – Waardevolle aanpassingen!

Naast de grote releases hebben we achter de schermen honderden verbeteringen doorgevoerd. Hier is een overzicht van de belangrijkste focuspunten:

• Toolmaster is beschikbaar in het Frans, met vertaalde schermen en meldingen — handig voor Franstalige teams en klanten.
• Op verslagen kun je waar beschikbaar taal en vaste velden beter afstemmen op meertalige communicatie.
• In het contactoverzicht zie je hoeveel projecten, offertes en waarde aan een contact gekoppeld zijn — zo behoud je sneller overzicht op actieve relaties.
• Checklists kun je tussen accounts kopiëren om werkwijzen te standaardiseren over teams of entiteiten.
• Projectstatus en taakstatus kun je terugzetten naar de beginwaarde, met behoud van een duidelijke statushistoriek — praktisch bij herstarten of correcties in je planning.
• Templateprojecten beter uitgewerkt om zo sneller vaste types projecten, documenten toe te voegen bij opstart.
• Adresinvoer en de koppeling met kaart/Google maps zijn verfijnd; Belgische adressen komen duidelijker naar voren, zodat lever- en facturatiegegevens consistenter ingevuld worden.
• Documentlabels en mappenbeheer zitten in een vernieuwd scherm, met zoeken, sorteren en herordenen — handiger bij veel sjablonen en types.
• Documenten uploaden verloopt vlotter; je hoeft minder lang te wachten tot bestanden verwerkt zijn.
• Documentenlijst: alle documenten van alle dossiers staan op één plek, zodat je deelstatus, vervaldatum van elk bestand snel kunt nakijken.
• Op offertes zijn totalen, subtotalen en korting duidelijker weergegeven — meer leescomfort voor jou en je klant.
• Je kunt een projectnummer opnemen op financiële documenten voor betere traceerbaarheid in het dossier en richting de boekhouding.
• Facturen kun je waar voorzien achteraf aanpassen, met extra zichtbare informatie voor opvolging en controle.
• Verdiende bedragen worden toegekend aan de verantwoordelijke van de taak, zodat jullie nacalculatie en opvolging per medewerker betrouwbaarder worden. Bij het aanpassen van een factuur kan die toewijzing mee geüpdatet worden.
• Op gedeelde projecten kunnen financiële gegevens en taken voor externe bezoekers verborgen blijven.
• De koppeling met Outlook en je agenda is eenvoudiger te activeren en te beheren; kleuren en weergave van afspraken zijn verfijnd.
• Wijzigingen plan je zo veel mogelijk rechtstreeks in de kalender; delen van je agenda met externen is verbeterd waar beschikbaar.
• Bij het plannen van een nieuwe afspraak kan het e-mailtabblad automatisch mee-openen voor een vlotte vervolgstap.
• Timetracking: export op projectniveau, uitgebreidere filters en een vollediger overzicht van registraties waar beschikbaar.
• Je kunt tijdregistraties markeren als factureerbaar — een duidelijke brug naar je facturatie.
• Checklists kun je exporteren voor archief, overdracht of intern overleg.
• Projectvolgers en verantwoordelijken beheer je strakker, met duidelijkere meldingen bij wijzigingen — minder mis op dossierniveau.
• Keuzelijsten met enkelvoudige of meerdere selectie zijn duidelijker gemaakt waar dat nodig was.
• Datumprikkers gedragen zich consistenter op computer en mobiel.
• In verslagen zijn o.a. scheiding tussen opmerkingen en extra opties op de werkbalk toegevoegd voor betere leesbaarheid.
• Knoppen en accentkleuren zijn duidelijker en beter herkenbaar — rustiger werken in het scherm.
• Op documenten en productregels is extra zichtbare traceerbaarheid toegevoegd waar relevant — handig voor opvolging en controle – audit logging.
• …

Plan een persoonlijk gesprek

Leer Toolmaster in de praktijk kennen via een persoonlijke demo.

Sluit je aan bij honderden bouwprofessionals die hun bedrijf transformeren met Toolmaster.

Persoonlijk gesprek met TomContact

Vorige Toolmaster Flash updates: