Opstart van het project en opvragen intentieverklaringen en aannemers
Het succes van veiligheidscoördinatie begint bij de effectieve opstart van projecten en het efficiënt beheren van aannemers, onderaannemers en het opvragen van de intentieverklaringen.
Dit artikel gaat dieper in op het belang van een gestructureerde aanpak vanaf het begin, en hoe je de processen best kan aanpakken op een efficiënte manier..
Opstart van een project
De opstart van een project begint bij het aanmaken van het project in het systeem waar de offerte wordt opgemaakt en uitgestuurd. Ware het niet eenvoudig dat dit allemaal in in systeem zit? Zo heb je bij aanmaak offerte direct je project met de nodige gegevens en kan je hierop verder bouwen. Mocht dit om eender welke reden niet mogelijk zijn kan je dubbele gegevensinvoer vermijden door te integreren met het systeem waarmee je werkt. Zo hoef je je dossier niet aan te maken op twee plaatsen!
Opvragen startdatum van de werken
Bij veel projecten is de startdatum onbekend of wordt pas op een later moment bevestigd. Het is cruciaal om dit eenvoudig op te volgen om ervoor te zorgen dat geen enkel project wordt vergeten. Een automatische herinneringen zorgt ervoor dat je met een gerust hart verder kan en weet dat geen project vergeten wordt. De reminder kan aangepast worden om ervoor te zorgen dat ze ook steeds nieuwe aannemers gaan toevoegen aan het dossier.
Aanvullen ontbrekende aannemers en onderaannemers
Aan het begin van een project is het belangrijk om alle bekende aannemers toe te voegen. Dit is niet alleen een verplichting voor veiligheidscoördinatie, maar ook cruciaal voor de opvolging. Toolmaster biedt de optie dat de bouwheer zelf nieuwe aannemers kan toevoegen via hun persoonlijke pagina, waardoor het proces efficiënter wordt.
- Praktisch voorbeeld: De bouwheer logt in op zijn persoonlijke pagina en voegt de contactgegevens van nieuwe aannemers toe, waardoor jij je kunt concentreren op de veiligheidsaspecten van het project.
Aanleveren van intentieverklaringen en andere documenten
Voor veiligheidscoördinatie moeten intentieverklaringen van verschillende aannemers worden verzameld en bijgehouden op projectniveau. Dit proces kan overzichtelijk gebeuren door door documenten op te vragen via de persoonlijke pagina. Ook kan op ieder verslag een overzicht worden toegevoegd van welke documenten nog allemaal nodig zijn. Zo hebben alle aannemers een volledig overzicht van wie wat nog allemaal moet aanleveren.
Bij Toolmaster kunnen jullie het veiligheid- en gezondheidsplan eenvoudig naar alle aannemers versturen. Jullie kunnen hen daarbij vragen om de ingevulde en ondertekende intentieverklaring via hun persoonlijke pagina aan te leveren. Zodra een aannemer deze documenten uploadt, kunnen jullie een notificatie ontvangen. Aannemers die de intentieverklaring nog niet hebben ingediend, worden automatisch herinnerd wanneer ze het werfverslag ontvangen.
